На практике документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решений — принятых на собраниях, конференциях, заседаниях, совещаниях.
Протоколы свидетельствуют о деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, таких как комитеты, министерства, муниципальные органы власти, научно-технические и методические советы. Кроме того, в протоколе могут быть отражены совещания руководителей, заместителей руководителей, директоров и директоров структурных подразделений.
Распространенной практикой является составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (совещаний, семинаров и т. д.).
Протоколы составляются секретарем на основе записей, сделанных на собрании. Эти записи могут быть краткими, расшифрованными или записанными. Для подготовки протокола секретарь собирает доклады, конспекты лекций и планы решений до начала заседания.
Протоколы оформляются на общем бланке.
Название, дата и количество практик
Название практики может быть названием собрания или типом сессии. Например, содержательное (какое?) заседание педагогического общества. Конференция директоров структурных подразделений и т.д.
Датой практики является дата проведения заседания (протокол составляется после заседания). Если заседание длилось несколько дней, то в дату протокола включаются даты начала и окончания.
Номер протокола (индекс) — это порядковый номер заседания в пределах календарного года или коллективного органа.
Текст протокола состоит из следующих частей
Вводная часть
Вводная часть протокола содержит фамилии и инициалы председателя и секретаря собрания после заголовка. Фамилии и инициалы работников, присутствовавших на собрании, располагаются в алфавитном порядке на новой строке после слова «присутствовавших».
Если на встрече присутствуют представители других организаций, слово «приглашенные» печатается с новой строки после слова «участники» и пишется список приглашенных. В этом случае перед каждой организацией указывается ее название и имя. Название.
Повестка дня приводится во введении к протоколу.
Она состоит из перечня пунктов повестки дня, которые будут обсуждаться на собрании, определяет порядок обсуждения и имена выступающих (докладчиков). Каждый пункт повестки дня обозначается арабской цифрой с предлогом «О» или «Около». Например, «Утверждение учебных программ» — «Подведение итогов успеваемости».
Для каждой темы указывается докладчик (сотрудник, создавший тему).
Основная часть.
Основная часть протокола должна включать столько разделов, сколько пунктов повестки дня, в соответствии с порядком повестки дня.
Поэтому основная часть протокола всегда готовится одинаково. Однако текст протокола может быть составлен в различных форматах, как в кратком, так и в полном виде.
Протокол — запись тем, обсуждавшихся на заседании, имен выступавших и принятых решений. Такие протоколы чаще всего ведутся, когда встреча носит деловой характер (см. рис. 1).
Полные протоколы — содержат информацию об обсуждавшихся темах, принятых решениях и именах выступавших, а также достаточно подробные записи докладов и выступлений участников встречи, все высказанные мнения, заданные вопросы и ответы на них. , комментарии и позиции. Полный протокол позволяет подробно зафиксировать ход встречи (см. Рисунок 2).
Рисунок 1. Пример обзорного протокола.
Рисунок 2. Пример полного протокола
Какая бы форма протокола ни использовалась, текст делится на такое же количество разделов, как и пункты повестки дня.
Каждый раздел состоит из трех частей — «Прослушано», «Отправлено» и «Решено» — и печатается прописными буквами, начиная с левого поля. Это положение позволяет разграничить в тексте выступления центрального спикера участников обсуждения темы и функциональную часть, по которой формулируется решение.
Раздел для прослушивания содержит текст выступления. Фамилия выступающего пишется в начале новой строки текста в главной роли. Речевые файлы отделяются от фамилии дефисом. Разговор ведется в третьем лице единственного числа. Вместо стенограммы речи допускается также указание после фамилии («стенограмма речи прилагается», «текст доклада прилагается»).
В последнем случае доклад становится приложением к протоколу.
В разделе «Подпись» фамилия докладчика номинально разбивается, затем следует дефис и либо текст выступления, либо вопрос (если он задается во время выступления).
В части «Решение» записывается решение, принятое по обсуждаемому вопросу. Полный текст подзаконного акта приводится в протоколе во всех форматах.
Полный текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Протокол готовит секретарь собрания. Протокол подписывается секретарем и передается на подпись президенту в течение трех рабочих дней после проведения собрания.
Подписи отделяются от текста тремя строками. Название должности печатается от левого поля, последняя буква фамилии ограничивается правым полем.
Протокол должен быть зарегистрирован в день подписания Президентом.
Выписки из протокола
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста оригинала протокола, относящейся к вопросу повестки дня, по которому подготовлена выписка. В выписке воспроизводятся все элементы формы, введение к тексту, пункт повестки дня, по которому подготовлена выписка, а также текст, отражающий ход обсуждения этого пункта и принятые решения. Выписки из протокола подписываются только секретарем, который также заверяет их. Справка пишется от руки и состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), его подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Рисунок 3).
Рисунок 3. Пример выписки из протокола
Протоколы также могут заменять административные документы, такие как решения. В этом случае цитата служит инструментом для информирования руководителя о принятых решениях. В этом случае, например, секретарь совета директоров акционерного общества рассылает выписки из протокола по отдельным вопросам компетентному исполнителю в течение двух дней после подписания протокола. . Выписки подписываются секретарем.
Выписки из протокола, направляемые в другую организацию, должны быть скреплены печатью.
Оригиналы протоколов готовятся секретарем в папках в соответствии с типом собрания. Например, «Протокол общего собрания», «Протокол заседания правления», «Протокол собрания генеральных менеджеров» и т. д. Внутри папок протоколы упорядочены по номерам и датам. Судебная практика ведется в течение календарного года.