Сшивание документов — это способ упорядочивания бумажных документов, используемый сегодня в делопроизводстве и применяемый при передаче их в архивы. Расскажем, как правильно это делать и какие методы можно использовать.
Рекомендации по ГОСТу.
Как подшить документы, какие методы для этого использовать? Подобные вопросы возникают, когда перед руководителем или сотрудником возникает необходимость систематизировать или передать в архив большое количество документов. Несмотря на простоту процесса, он должен быть выполнен правильно. Ошибки могут привести к серьезным последствиям. Контролеры не примут такие документы к проверке. Грубые и злокачественные опухоли повышают риск замены или уничтожения.
Как правильно регистрировать многостраничные документы? Единого нормативного акта, устанавливающего правила, не существует. Общие рекомендации представлены в ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Ведение и архивирование документов». Однако там нет описания шаблонов. На уровне государственного законодательства действуют методические рекомендации Росалкогольрегулирования, утвержденные приказом №. 199 от 24. 12. 2020 г. в приложении № 16 описан процесс формирования файлов, в приложении № 20 — правила редактирования файлов и их подготовки.
Индивидуальные конверты должны быть подготовлены в соответствии с ГОСТом. Рекомендуется учитывать методические рекомендации ГОСТ-2016, составленные Росархивом. Рефераты HR-эксперты подготовили инструкции по выбору ключевых правил и оформлению основных кадровых документов. Воспользуйтесь ими, чтобы избежать ошибок.
Помимо методических рекомендаций, следует учитывать отраслевые нормативные акты, устанавливающие основные правила питания. В связи с тем, что нет строго единых правил, очень сложно подготовить документы для подачи в разных случаях. Все рекомендации должны быть учтены.
Обратите внимание! При подготовке документов необходимо убедиться, что в них нет документов для Федеральной налоговой службы. Они передаются в налоговые органы без скрепок, чтобы не усложнять задачу аудитора.
Министерство труда утвердило единые требования к составу и формату электронных кадровых документов. И хотя они вступят в силу только 1 марта 2025 года, разработчики и создатели электронных систем управления персоналом уже начали ориентироваться на новые требования. Узнайте, как настроить задачи из статей «Руководства по кадровому делопроизводству», чтобы увидеть, как выполняются технические требования к электронным документам.
Методы сшивания
При выборе способа сшивания документов важно учитывать рекомендации руководства, назначение специализированного документа и наличие необходимых устройств. В классическом варианте отдельные листы дополняются и скрепляются нитью. Этот способ подходит, когда объем документа небольшой. Для этого используются иглы или перфорация. На нити крепятся стикеры и размещается надпись.
Для завязывания огромных конвертов можно использовать отвертку и плотную ленту или веревку. Если в папку нужно завязать большое количество бумаги, потребуется переплетная или сшивающая машина. Специальные машины и скобы помогают ускорить работу по сшиванию документов. Устройства фиксируют огромные конверты с помощью металлических или пластиковых пружин. Такое крепление позволяет быстро и без проблем расширять и сворачивать папки. С помощью стандартной и переплетно-натяжной машины можно выполнять классическое скрепление иголкой и ниткой.
Образцы основных кадровых документов 2025 года.
Скачайте их бесплатно и используйте на работе!
Лавсановые фильмы, банк Шпагат и штапельные нити чаще всего используются для основных продуктов питания. При отсутствии таких материалов допустимо использование суровой нити. При закреплении хлопчатобумажной нити ее следует сложить в 8-10 слоев. Швы получаются более надежными.
Документация, которую нельзя показывать сотрудникам, даже если она необходима
Пошаговые инструкции
Как сшивать документы с помощью ниток. Для начала необходимо выбрать подходящую нить. Изделия с аббревиатурой «LSH» означают, что нить прочная Lovsan, состоящая из полиэфирных волокон. Такие нитки долговечны и устойчивы к воздействию кислот, плесени, щелочей и растворителей. Перед сшиванием документ необходимо правильно подготовить.
Гости на 3 дня получают доступ к готовым образцам и бланкам документов по актуальным кадровым вопросам.
Как сшивать документы нитью с двумя отверстиями
Шаг 1 Проколите два отверстия на расстоянии 1 см от левого края с помощью дырокола или большой иглы.
Шаг 2 Проденьте нить через два отверстия и сделайте петлю между ними.
Шаг 3 Завяжите оба конца в узел, сложите и поставьте штамп на обратной стороне.
Шаг 4 Напишите на листе «Нитка с номером». Укажите количество листов и имя ответственного лица.
Это облегчает ведение личных записей. Как избежать выполнения ненужных задач
Как скрепить углы документов степлером
Шаг 1 Сложите документы в стопку и загните левый угол на обороте.
Шаг 2 Проколите отверстия и зашейте два отверстия.
Шаг 3 Напишите количество листов, имя ответственного лица и скрепите нитки печатью.
Получите доступ к демо-версии и учитесь бесплатно в течение трех дней.
Как сшивать документы с помощью дырокола с тремя отверстиями: пошаговая инструкция
Шаг 1. Положите документы друг на друга и проколите три отверстия с левой стороны на расстоянии 1 см от левого края.
Шаг 2 Проденьте иглу через среднее отверстие с изнаночной стороны.
Шаг 3 Завяжите концы нити на обратной стороне и запечатайте, как указано выше.
Управление персоналом с нуля
Уничтожение персональных данных
Как сшивать документы с помощью дырокола с четырьмя отверстиями
Шаг 1 Пробейте четыре отверстия с интервалом 2 см на левой стороне сложенных документов.
Шаг 2 Проделайте третье отверстие с обратной стороны и следуйте образцу.
Важно отметить, что все вышеперечисленные способы подходят для небольшого количества документов. Если документ формируется в папку, содержащую 250 листов, нет смысла использовать прокол или иглу. Можно использовать отвертку или переплетную машину. Конверты не должны быть заклеены или закреплены металлопластиковыми пружинами.
Миникурс. Как добраться до Кеда.
Основные правила сшивания документов следующие.
Нитки необходимы для закрепления на обороте. Они содержат несколько листов и служат типологией дела. Дополнительно устанавливаются наклейки с надписью «Вшито, пронумеровано» и датой создания тома или дела.