Каждый человек хотя бы раз в жизни сталкивался с тем, что ему приходилось писать деловое письмо руководителю государственной компании, высокопоставленному чиновнику или, в худшем случае, в Министерство жилищно-коммунального хозяйства и социального обеспечения. . Однако если вы предприниматель или руководитель, вам необходимо научиться писать хорошее деловое письмо. Для деловых писем действует ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Система стандартов информационных, библиотечных и издательских предприятий. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов». В нем описано содержание документа и основные требования к его оформлению.
ГОСТ устанавливает общие правила оформления документа, вид и образец, а также размещение обязательных элементов в документе. ГОСТ распространяется на документы на бумажных и электронных носителях. Системы образцов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете. Отметим критерии, без которых письмо не будет соответствовать критериям деловой переписки.
1. Структура обязательных элементов
Информация о компании должна располагаться с правой стороны или по центру. Заголовок делового письма должен содержать адрес получателя. Он указывается ниже регистрационного номера. Местонахождение и полное имя получателя указывается в правом верхнем углу. Тема письма может быть написана ниже. Адрес должен располагаться ниже центра. В обращении следует выразить уважение, используя общепринятые слова «Уважаемый», «Господин» или «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6. 30-2003 сокращения «господин» и «госпожа» не принимались. и «ка» не были приняты, в новом же они более употребительны. Однако лучше воспользоваться старой версией и адресовать письмо без аббревиатуры. Это займет меньше места и покажет уважение к «отправителю этого письма». Заголовки выделены жирным шрифтом.
2. вступление.
Для начала нужно кратко определить характер письма. Начать можно традиционно: «Обращаю ваше внимание. «Прошу вас. », «В данный момент. « и т. д. — Если письмо написано от первого лица. Если обращение исходит от юридического лица, то повествование ведется от третьего лица (например, «Наша компания предлагает…») .
Кроме того, как во вступлении, так и в последующем тексте письма, Вы и все его разновидности (вы, вы, вы) должны быть написаны с заглавной буквы.
3. основной текст.
В деловых письмах должно быть четкое понимание «кто», «зачем» и «почему». Многие из нас получают письма и часто не понимают, что они означают, а в конце письма не ясно, о чем автор хочет попросить или что предложить. В профессиональных письмах это недопустимо.
После того как вы ответили на вопросы и начали писать, ваше письмо будет коротким и исчерпывающим.
Согласно правилам написания, основная часть вашего профессионального письма должна последовательно раскрывать содержание вашей просьбы или предложения и быть понятной адресату. Все предыдущие абзацы должны разумно заканчиваться следующим абзацем.
При необходимости приводите конкретные элементы и цифры. И помните, что краткость — сестра таланта. Помните, что очень большой текст может утомить получателя. Отложите письмо в сторону и дайте им возможность не узнать, что вы можете предложить.
Обратите внимание на несколько моментов, связанных с презентацией. Профессиональный стиль написания писем консервативен, и письма, не соответствующие ему, не пройдут «таможенный контроль» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите в требуемом деловом стиле.
4. заключение
В заключении письма подводится итог написанному и излагается просьба или заявление. Например, «В связи с вышеизложенным я хотел бы, чтобы вы…». Я прошу вас…» .
Профессиональные письма традиционно завершаются фразой «При всем уважении…» и завершаются фразой «При всем уважении…». — Если это нейтральное обращение. Если вы лично знакомы с адресатом, можно завершить письмо фразой «С благодарностью…». Вы можете завершить письмо фразой
Директор (подпись) И. И. Васильков.
Место, подпись, затем имя и фамилия, затем фамилия. Подпись должна быть написана от руки.
Если документ не на фирменном бланке, то наименование органа включается в наименование должности.
ООО «Василёк» (подпись) и. и. Василёков.
5. аспирантура.
Если в письме содержится ссылка на ответственного за переписку (ФИО), то указывается номер телефона и электронная почта. В качестве контактного лица может выступать секретарь или заместитель директора, в чьем ведении находится корреспонденция. Не забудьте указать код города вместе с номером телефона.
Информация о корреспонденте может быть включена в нижний колонтитул и напечатана мелким шрифтом.
Если по каким-либо причинам (например, события, сопроводительные документы) письмо не может быть опущено, напишите письмо и его отделение отдельно.
В тексте документа, когда скобка упоминается впервые, в скобках пишут (Приложение) или. (Приложение 1). Перед номером приложения допускаются цифровые обозначения (Приложение 1).
На первой странице приложения в правом верхнем углу указывают
08 в письме ООО «Василек» от 18 августа 2018 г.
6. шрифты документов.
ГОСТ регламентирует шрифты и размеры. Ориентируйтесь на два, имеющихся на каждом компьютере. Это новые римские №№. 13 и 14, зубчатые буквы, или arial № 12 и 13, резные шрифты.
Если для букв требуются таблицы, допустимо использовать мелкие шрифты. Чтобы избежать «мелкости», используйте arial № 10 или 9.
7. форма документа.
Для написания писем подходит бумага формата А4 (210 x 297 мм). Это типичный формат, который можно приобрести в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание, что бумага должна быть не менее 80 г/м2 , но предпочтительнее 100 г/м2.
Закажите акварельную бумагу и логотип компании. Распечатайте логотип на цветном лазерном принтере, чтобы бумага выглядела так, будто она из типографии Гознака.
Помните о белизне и качестве бумаги. Серые купюры не подходят. Поймите, что такую бумагу хочется заполнить и сразу же выбросить.
Помните о полях. Каждому листу документа нужно место.
20 мм — слева — 10 мм — справа — 20 мм — более 20 мм — снизу.
Текст документа должен соответствовать ширине страницы. Углубления для абзацев в тексте документа должны составлять 1,25 см.
Модульные и подзаголовочные заголовки печатаются в абзацном отступе или по центру по ширине текста.
Текст документа печатается на расстоянии между первой или 1,5 строками.
Особое внимание следует уделить номерам страниц. Начиная со второй страницы, номера должны быть обязательно. Однако, как все привыкли, ставьте их в центре верхнего поля документа, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, а не в правом нижнем углу страницы.
Профессиональное письмо будет встречать своим «нарядом». Еще раз обратите внимание на качество и дизайн бумаги, на которой напечатано письмо. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке и захотят ли люди взять его в руки.
Когда вы наконец почувствуете, что письмо готово, проверьте орфографию и пунктуацию. Проверьте логическую последовательность и читабельность. Прочитайте его вслух разным людям. Узнайте, что они думают — все ли им понятно и нет ли разногласий.
Непреднамеренные или поспешные орфографические ошибки могут стать катастрофой. Как бы вы поступили, если бы компания прислала вам письмо с орфографическими ошибками?
Если вы правильно подготовите свое деловое письмо, то, скорее всего, поможете получателю принять положительное решение в вашу пользу.
Статья написана по заказу редакции
Какой шрифт использовать в резюме?
Студенты сталкиваются с необходимостью написания резюме. Это классическое научное исследование — трудоемкий процесс, требующий анализа, изучения литературы, правильной организации текста и планирования. Студенты сталкиваются с проблемой, как подготовить свою работу и какой выбрать шрифт, можно ли изменить цвет текста. Преподаватели тщательно проверяют правильность изложения информации и снимают баллы за каждую ошибку. Вам необходимо разобраться в деталях этой темы, ведь никто не хочет играть с вашей итоговой оценкой. Был сформулирован ГОСТ, который определяет основные положения. Необходимо обратить внимание на следующие пункты.
Если один из критериев не соответствует требованиям методических рекомендаций, преподаватель снимет баллы с оценки. Оформление исследовательской работы должно быть следующим.
В разных учреждениях могут быть разные методические рекомендации по представлению информации. В классических ситуациях применяются вышеуказанные требования.
Размер и интервал.
При написании эссе студенты должны учитывать требования к форматированию. Студенты полагают, что размер, поля и отступы не важны и не повлияют на итоговую оценку, но это не так. Правила оформления письменного текста:.
Соблюдение требований будет проверяться комиссией, и за несоблюдение будут сниматься баллы. В некоторых случаях работа может быть отправлена на доработку для устранения несоответствий. При несоблюдении интервалов и полей текст начнет смещаться, путаться с другими частями текста или искажаться, что недопустимо.
Правила оформления по ГОСТу
При написании реферата студентам рекомендуется работать в WORD. Он предоставляет необходимые инструменты для работы с текстом. Студенту или студентам следует учитывать следующее
Неправильное размещение вычислений заменяет ключевую информацию и приводит к путанице данных. После создания формулы рекомендуется объединить части, чтобы исключить возможность смещения. Для этого используются функции из панели инструментов. Количество типов не ограничено, если соблюдается правильное размещение.
Что разрешено использовать в прописных буквах?
Поскольку текст произведения оформлен в едином стиле, шрифт документа не имеет значения.
Правильно составленное задание повышает вероятность получения удовлетворительной степени Увеличение или уменьшение размера шрифта является грубым нарушением правил и сразу же воспринимается визуально.
Требования к письменному шрифту
В небольших исследовательских работах шрифт занимает отдельное место, так как он предназначен для передачи математических расчетов. Для подтверждения результатов исследования можно вывести результаты. Текст можно набирать двумя способами. Разместить его между строк или в приложении. Расположение шрифта зависит от размера и методических требований. Например, если расчеты требуют больше места, чем помещается на листе А4, они переносятся в дополнительную информацию. Основные правила оформления следующие.
Существуют также требования к шрифту.
Собрать информацию и провести исследование недостаточно, так как выбор подходящего форматирования и шрифтов играет важную роль в правильном заполнении брифа.
Форматирование в текстовых процессорах
При написании эссе студенты сталкиваются со сложностями обработки информации. Не все умеют правильно применять текстовые редакторы, поэтому им знакомы секреты простых заданий.
Учебный план предусматривает написание эссе на протяжении всего учебного процесса. При написании проекта необходимо соблюдение требований ГОСТа, введенного вузом. Согласно классической системе, требуется 12 или 14 или 14 или 14 шрифт. Аккуратное соблюдение правил оценивается положительно.
Почему важно соблюдать размер и тип шрифта?
Каждое учреждение требует правильного оформления научных исследований, причем не только в информационном, но и в редакционном разделе. Заголовки, шрифт, списки, основная информация — все это должно быть правильно представлено. Внимание также уделяется правильным паузам и корректным парусам. При несоблюдении рекомендаций данные могут сместиться, что вызовет трудности при чтении и возможные нарушения при строительстве. В ходе изучения был написан обзор, и вам необходимо научиться выполнять требования.
Рекомендации ГОСТа одинаковы для студентов и школьников, они отличаются только объемами и выпусками, выдаваемыми руководителем. Если преподаватель не указал других пожеланий, шрифт и оформление текста можно выбрать в соответствии с приведенным выше алгоритмом. Универсальным решением для комфортной обработки является программа Word с функциональной панелью инструментов.
Параметры страницы по ГОСТу Word
Параметры по ГОСТу (поля, абзацы, формат бумаги, ориентация и разметка) настраиваются перед началом работы. Размер и написание отдельных слов и предложений обрабатываются в процессе создания текста.
Шрифт и расстояние до него
При написании документов необходимо соблюдать ГОСТ 2 . 105-95 и 7. 32-2001 должны соблюдаться. Для написания студенческих и школьных работ (рефератов, заданий, дипломов) необходимо использовать стандартный для документа шрифт: Times New Roman, 14 пт. В зависимости от вида документа допускается использование других шрифтов.
| Шрифт. | {размер} |
|---|---|
| Новый Рим | К 12 годам |
| Verdana | 12-13 |
| Calibri | 12 |
| Arial | 12-13 |
Рекомендуется выбирать 14-моментный шрифт для сносок, подписей к изображениям, диаграмм и текстовых графиков.
Чтобы задать шрифт, откройте диалоговое окно или воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоге в предлагаемом разделе задайте необходимые параметры и нажмите кнопку OK. Если вы планируете в дальнейшем придерживаться заданных параметров, нажмите кнопку По умолчанию. Это позволит вам использовать указанные параметры в качестве стандартных, вместо того чтобы каждый раз вводить цены. Кстати, эти настройки доступны в расширенном режиме при вызове окна «Шрифт».
Поля и отступы
Трансграничные стандарты предусматривают стандартные поля для каждого документа.
| Поля | Полые |
|---|---|
| Верх | 2 см |
| Низ | 2 см |
| Слева | 3 см |
| Правая {пространство} | 1 см |
[Чтобы открыть окно настройки, дважды щелкните по линейке или перейдите в раздел «Макет» и откройте категорию «Поля». Выберите один из предложенных вариантов или щелкните по настраиваемым полям, чтобы изменить цены в соответствии с требованиями вашей исследовательской работы.
Красная строка — это строка, обозначенная углублением 1. 25-1. 27 см слева, обычно первая строка абзаца. Она задается перемещением ползунка по линейке или в контексте диалога «Абзац». Кроме того, настройте интервал до и после абзаца и между строками (стандартно он составляет 1-1,5 строки, но это число увеличивается до 2, если масштаб значительно уменьшается при публикации материала в бумажном или электронном формате. ).
Важным параметром при оформлении документа является выбор «выравнивания текста». Он доступен на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац». Также можно использовать клавиши мгновенного доступа. Выравнивание текста позволяет красиво оформить текст без рваных краев. Государственный стандарт требует выравнивания по ширине. Это означает растягивание определенной последовательности текста от левого края к правому.
Форматирование заголовков и подзаголовков
Согласно межправительственным стандартам, заголовок раздела проекта размещается в середине строки без точки в конце предложения. Верхняя и нижняя части заглавной и строчной частей отделяются тройным корешком. Все настройки отступов для заголовков и под корешком доступны в меню Environment.
При написании заданий необходимо соблюдать некоторые условия.
Согласно требованиям ГОСТа, каждый раздел начинается с новой страницы. Это означает, что вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить один раздел от другого и чтобы обработка информации не привела к последующим текстовым препятствиям. Разрыв в Word позволяет перенести весь раздел на одну страницу, в отличие от неправильно отформатированного документа (где разрыв вызывается нажатием Enter).
Оттенки оформления документов для компании
При написании документации учитывайте следующее
Шрифты лучше всего подходят для использования в официальных документах.
Добавляя в документ таблицы, не меняйте шрифт — он должен быть таким же, как и основной текст. Уменьшите размер текста на одну-две единицы.
Обращайте внимание на интервалы между символами. От них также зависит распознавание текста. Расстояние между символами должно быть следующим.
Пример формулы «получатель» с дополнительными интервалами между компонентами формулы.
Создание корпоративных документов: пошаговый алгоритм
Следуйте пошаговым инструкциям, чтобы правильно оформлять договоры и деловую переписку.
Шаг 1. Изучите внутренние стандарты вашей компании. Запросите документацию по корпоративному делопроизводству. Найдите в ней требования к оформлению документов. Если их нет, разработайте собственный стиль оформления документов. Затем получите одобрение руководства на этот стиль, введите его в качестве обязательного стандарта для всех документов компании и включите описание этого стиля в инструкцию по делопроизводству. Удобно сохранить стиль в соответствующем разделе вашей офисной программы, чтобы не приходилось каждый раз корректировать отдельные части.
Шаг 2: Рассмотрите ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. В нем содержится перечень правил создания документов для каждой организации. Этот документ является исчерпывающим и простым в использовании.
Шаг 3: Выберите формат листа. Откройте текстовый редактор Office и создайте новый документ или шаблон документа. В меню программы выберите пункт Параметры листа. Формат A4 портретный (книжный), подходит для создания корпоративных документов.
Шаг 4. Настройте поля документа. Выберите поле в меню настроек документа. Настройте размер в соответствии с таблицей.
Шаг 5. Выберите шрифт и размер текста. Для официальных корпоративных документов достаточно Times New Roman или других простых офисных текстовых шрифтов (Arial, Verdana, Calibri). Рекомендуемые размеры каждого шрифта см. в таблице выше.
Шаг 6: Отрегулируйте межстрочный интервал. Зайдите в соответствующий пункт меню вашей программы для работы с текстом и установите межстрочный интервал на 1,5. Это считается наиболее удобным для чтения.
Шаг 7: Введите номера страниц. В разделе меню, где можно ввести номера страниц, выберите нужные пункты и установите их положение. Нумерация должна вестись арабскими цифрами (1, 2, 3…), начиная со второй страницы и далее в нижнем колонтитуле по центру страницы. Это должно быть сделано следующим образом. Сделайте номера страниц немного меньше. Пример: выберите 10 кеглей. Убедитесь, что номера страниц не проставлены на титульном листе.
Прочитайте журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»: какой набор бланков необходимо иметь организации?
Шаг 8: Настройте стиль заголовков документа. Настройте стиль заголовков. Они должны быть выровнены по центру страницы. Это означает, что выравнивание должно быть по центру. Используйте множитель 3, чтобы настроить расстояние между заголовками и текстом. Начните новый раздел документа с новой страницы, поместив изменение страницы в конец текста предыдущего раздела.
Шаг 9: Печать документа. Распечатайте образец документа, в котором используются все элементы стиля.
Шаг 10: Описание и утверждение. Объясните дизайн и шрифты в официальном документе компании и утвердите разработанный стиль вместе с руководством. Отныне вопросов о том, как оформить тот или иной документ, не возникает. Все сотрудники компании обязаны учитывать шаблон оформления.
ГОСТ содержит рекомендации, а не рецепты для печати шрифтов на официальных документах. Вы можете определить свой собственный стиль в фирменном ЛНА. Выбирайте простые, легко читаемые шрифты, которые будут смотреться как на бумаге, так и на цифровых носителях. К ним относятся шрифты New Roman, Arial, Verdana и Calibri.