Работая и на себя, и на группу, профессионал должен уметь оценить, справится ли он со своими обязанностями и объемом работы. Реальность такова, что люди часто сталкиваются с желанием больше тратить и иметь больше времени, показать себя с лучшей стороны или просто заработать деньги. При распределении обязанностей грамотные руководители должны помнить о психологических особенностях своих коллег.
Нагрузка на членов команды не обязательно должна быть одинаковой. Во-первых, объем работы зависит от роли работника в проекте, а во-вторых, от его опыта. Очевидно, что эксперты работают быстрее, чем новички.
Неправильное управление нагрузкой может привести к профессиональной усталости и заболеваниям работников.
Стрессовый образ жизни и несбалансированный распорядок дня могут привести к плохой работе, болезням, усталости, депрессии и даже мыслям о самоубийстве. О «профессиональной усталости» говорят с 1970-х годов, и в последние годы активные работники все чаще сталкиваются с этим состоянием.
В Японии, например, существует специальный термин «кароси» (смерть от труда). Японцы могут брать ежегодный отпуск, но большинство никогда этого не делает. То же самое происходит и в других странах — сотрудники склонны брать отпуска и работать по выходным. В определенной степени менеджерам необходимо контролировать свои команды. Они могут сократить круг обязанностей тех, кто много работает, и попросить разрешения взять несколько выходных.
Материал.
‘Это похоже на то, как если бы устройство перегрелось и выключилось’.
Пять историй профессионального выгорания — и советы, как выжить.
Сбалансированная рабочая нагрузка создает позитивный настрой и повышает продуктивность команды.
Помимо негативных последствий для физического и психологического здоровья, неправильное управление рабочей нагрузкой может повлиять на рост бизнеса. Хроническая усталость сотрудников вызывает лавинообразное явление: обязанности, проблемы и раздражение накапливаются, а показатели эффективности снижаются.
Согласно недавнему исследованию, если рабочая нагрузка распределена достаточно хорошо и члены команды имеют реалистичное представление об общем объеме обязанностей, производительность и удовлетворенность работой повышаются.
Правильная оценка компетентности команды, иерархия обязанностей и выбор реалистичных сроков — это первый шаг в управлении рабочей нагрузкой.
Чтобы перераспределить нагрузку внутри команды, менеджер должен в первую очередь оценить работу в целом. Для этого достаточно составить общий список задач и оценить временные затраты на их выполнение и компетентность команды. Скорее всего, окажется, что выполнить весь объем работы в требуемый срок невозможно.
В этом случае важно расставить приоритеты. Градиент должен быть таким: от самой важной работы к самой незначительной. Даже если ключевые задачи не занимают много времени, их нельзя игнорировать. Все должно быть учтено, чтобы не возникало вопросов о том, на что тратится время сотрудника.
Затем директор устанавливает сроки выполнения работы и сравнивает их с фактическими. Сроки, скорее всего, будут постоянно меняться, и это нормально — постепенно вычисляйте правильное среднее значение. Необходимо отслеживать даты начала и окончания работ, чтобы избежать накладок и перегрузок сотрудников.
Управление рабочей нагрузкой: несколько полезных советов
Эффективное управление рабочей нагрузкой позволяет работникам поддерживать высокий уровень производительности и выполнять свои обязанности в срок с минимальным стрессом и усталостью. Руководители проектов могут помочь в правильном планировании, но члены команды также должны работать с руководителями отделов, чтобы управлять рабочей нагрузкой.
Управление рабочей нагрузкой и ее измерение
При эффективном управлении проектом не забывайте отслеживать результаты измерений. Мониторинг прогресса — это механизм, позволяющий руководителям проектов понять, что происходит на проекте. Использование этих измерений не ограничивается работой или расписанием.
Например, как вы можете объективно узнать, выполнена ли работа на 25 или 75 %? Если вы управляете проектной группой, вы можете столкнуться с явлением, когда члены команды сообщают о 30 % или завершении проекта, или о том, что он уже завершен. Установление согласованных измерений с людьми, выполняющими работу, очень важно для прогнозирования и планирования.
В целом эффективное управление рабочей нагрузкой включает в себя расстановку приоритетов, делегирование задач, управление временем и использование технологий, что может помочь сотрудникам и организациям достичь своих целей, сохраняя здоровый баланс между работой и личной жизнью.
Как руководить командой. Управление рабочей нагрузкой
Как руководитель, вы несете огромную ответственность за то, чтобы члены вашей команды были организованы, продуктивны и работали в правильном направлении. Вам также необходимо следить за тем, чтобы нагрузка на команду распределялась справедливо. Джули Моргенштерн, эксперт по организации и продуктивности, говорит: «Если вы перегрузите работой своих высокоэффективных сотрудников, вы их потеряете, потому что они не захотят выполнять больше работы». Сбалансировать нагрузку в команде — задача не из легких, поэтому мы решили написать статью о том, как руководить командой и управлять нагрузкой.
Перегрузка на рабочем месте: как уследить за всем этим и грамотно снизить нагрузку
Профессиональный менеджер, наставник и эксперт по личностному развитию Надежда Баушева показывает нам, как оптимизировать рабочий процесс и сохранять позитивный настрой.
Объем работы увеличивается.
Повышенная нагрузка может быть вызвана как самим сотрудником, так и его руководителем. В первом случае причины могут быть следующими.
Это может быть связано и с поведением руководителя. Например, его неумением правильно установить сроки и обязанности, а затем распределить их между подчиненными. Есть и такие начальники, которые выбирают из команды самого сильного и ответственного сотрудника и взваливают на него все обязанности. При этом зачастую им приходится все делать самим. Такая ситуация может привести к профессиональной усталости ключевых сотрудников.
Еще одна причина перегрузки — ограниченные ресурсы персонала. Оказывается, что объем обязанностей подразделения растет, а количество сотрудников — нет.
Бывает и обратная ситуация — когда компания вынуждена сократить штат из-за нехватки ресурсов. Тогда все рабочие обязанности распределяются между оставшимися сотрудниками, что может привести к большой нагрузке и профессиональной усталости.
Пять советов, как предотвратить все это или снизить нагрузку
1 — Используйте четкое программирование
Если в вашей компании не распространены дедлайны и загруженность, вы с большой вероятностью сможете предотвратить их появление. Для этого вам нужно научиться планировать свой день как отдельный работник. Составьте список задач и расставьте приоритеты, исходя из их срочности и важности. В этом вам поможет один из методов управления временем — таблица Эйзенхауэра.
2. Не бойтесь распределять полномочия
Если у вас есть действующие сотрудники, вам нужно научиться распределять между собой менее важные задачи, например повторяющиеся или рутинные. Здесь есть свои оттенки осторожности. Сотрудник следует инструкциям и выполняет все задания буквально и очевидно.
Это нормально для молодого человека в компании — он проходит период адаптации и налаживает отношения с администрацией. Если же сотрудник работает давно и не может самостоятельно оптимизировать процесс, основываясь на собственном опыте, возникают вопросы о его компетентности и неспособности брать на себя ответственность.
Конечно, в некоторых случаях задачи должны решаться особым образом. Если вам нужен менеджер, основанный на конкретной мотивации, в противном случае стоит обратить на него внимание.
Много ли у вас дедлайнов в работе?
3. Постройте систему управления бизнес-процедурами
Если объем работы в компании огромен, поможет только грамотный и функциональный подход. Построить такую систему реально, но для этого, скорее всего, придется нанять специалистов.
4. сократить объем работы
Прежде всего, определите перечень и объем задач, которые вы можете выполнять. Он должен быть сопоставим с вашими должностными обязанностями и зарплатой. Составьте еще один список дел, на которые у вас регулярно не хватает времени и сил. Далее проведите честный разговор с руководителем, рассказав о рисках и последствиях невыполнения заданий в срок и предложив варианты решения проблемы.
Это может быть делегирование задач другим сотрудникам или способы автоматизации или оптимизации определенных задач или бизнес-процессов. Руководители обычно больше заинтересованы в своевременном выполнении заданий и прислушиваются к вашим просьбам и предложениям.
5. обратитесь за помощью к коллеге.
В экстренных случаях это очень эффективный способ снизить нагрузку. Главное — четко понимать, с какими задачами вы можете справиться самостоятельно, а с какими вам нужна помощь и какого рода. Самый простой способ сделать это — спросить у коллег с аналогичными обязанностями, не заняты ли они в данный момент, и предложить им равноценную помощь.
Разумеется, это предложение должно быть выполнимым и не должно негативно отражаться на ваших будущих обязанностях. Если вы не можете договориться о команде самостоятельно, определите конкретные задачи, для которых вам нужна помощь, и обратитесь к менеджеру.
Как избежать выгорания и сохранить позитивный настрой
Звучит банально, но самое главное — уметь делать перерывы и отдыхать хотя бы пять-десять минут каждые полтора-два часа между заданиями.
Научно доказано, что это действительно помогает восстановить внутренние силы, повысить концентрацию и помочь вам работать быстрее и продуктивнее.
Что вы можете сделать, чтобы изменить ситуацию:.
Важно, чтобы вы покинули свое рабочее место и не брали в руки мобильный телефон. Иначе вы не сможете отдохнуть. Многие люди неосознанно начинают чувствовать себя виноватыми, потому что поколениями в нас закладывалось представление о том, что отдых = бездействие. С этим нужно бороться.
Важно обращать внимание на свое настроение и выделять время для перерывов, а не сидеть с утра до вечера, не поднимая головы. Надеемся, эти советы помогут вам научиться разрабатывать и оптимизировать свои рабочие процессы. Не работайте слишком много и не забывайте делать перерывы. Тогда работа будет приносить удовольствие, а выгорание не произойдет.